Implementasi Ekspor dan Impor

Sistem Pembayaran Ekspor
Hasil copas dari berbagai sumber ttg Sistem Pembayaran Ekspor Adapun sisitem pengiriman yang lazim biasanya dengan mengggunakan peti kemas (kontainer), kargo pesawat dan dalam bentuk curah (bulk) dengan menggunakan mother
vessel.Pengiriman dalam bentuk peti kemas untuk komoditas agrobisnis biasanya antara lain,cengkeh, pala, pinang, cokelat, kopra, gambir, dll. Ukuran peti kemas yang digunakan antara lain 20 feet FCL dan 40 feet FCL ( arti dari FCL adalah Full Container Loading artinya bahwa barang yang dikirimkan berisi penuh 1 kontainer). Sedang pengiriman tidak penuh satu kontainer atau LCL (Less Container Loading) biasanya minyak nilam, minyak daun cengkeh ataupun essential oil lainnya yang disatukan dengan komoditas lainnya dari berbagai supplier atau komoditasnya bisa pula komoditas yang biasanya dikirim satu kontainer penuh yang didalamnya dicampur (mix/consolidation) dengan berbagai komoditas dari supplier
yang sama ataupun supplier yang berbeda atau dengan kata lain tergantung dari permintaan dan kesepakatan antara pihak supplier (eksportir ) dengan pihak pembeli
(importir). Adapula beberapa komoditas yang harus dikirmkan dalam kontainer yang diberi pendingin (reffer) seperti buah dan sayuran.
Sedangkan pengiriman dengan menggunakan kargo dalam pesawat adalah komoditas yang benar-benar mendesak (urgent) atau komoditas yang segar seperti sayur dan buah-buahan , biasanya dalam jumlah yang tidak terlalu besar.
Pengiriman dengan menggunakan mother vessel dalam bentuk curah (bulk) biasanya adalah kopra dengan kapasitas 500 MT s/d 3000 MT sekali angkut, arang tempurung kelapa (shell coconut charcoal) ataupun yang belum menjadi arang (masih dalam bentuk tempurung), minyak kelapa sawit.
Sedangkan sistem pembayaran yang lazim dilakukan dalam transaksi ekspor komoditas
agrobisnis adalah sbb:
L/C (Letter of Credit), dimana jenis L/C yang umum digunakan adalah :
Irrevocable L/C at sight, dimana Bank Pembuka L/C menyatakan janji yang tidak dapat
ditarik kembali untuk membayar atau mengaksep wesel yang diajukan dengan dokumen-
dokumen yang sesuai dengan syarat yang tercantum dalam L/C. L/C ini hanya dapat diubah
atau dibatalkan hanya dengan persetujuan pihak-pihak yang berkepentingan. L/C ini
memberikan jaminan bagi eksportir akan diterimanya pembayaran tapi tetap tergantung
kepada perjanjian dengan Bank Eksportir yang bersangkutan.
Transferable L/C, disebut Transferable karena L/C ini dapat dipindahtangankan dari
beneficiary asal ke beneficiay lain.L/C ini hanya dapat dipindahtangankan satu kali, dimana
beneficiary yang kedua tidak dapat memindahkan kepada benficiary lainnya. Biasanya L/C
seperti ini kita dapatkan melalui agent diluar negeri seperti dari Singapore dimana Pihak
Singapore mendapatkan L/C dari salah satu pembeli (importir) dan pihak Singapore
mengalihkan L/C tersebut kepada eksportir lainnya. Syarat- syarat pengalihan L/C ini
haruslah dilakukan sesuai dengan L/C yang pertama, dengan beberapa point yang dapat
dirubah antara lain:
Nama dan alamat beneficiary pertama dapat menggantikan nama applicant dari L/C
(importir) tersebut.
Nilai L/C dan harga satuan dapat dikurangi dalam L/C untuk yang dialihkan agar
mendapatkan keuntungan bagi beneficiary pertama.
Masa berlaku L/C dan jangka waktu pengapalan dapat diperpendek.
Setelah itu beneficiary kedua dapat menyerahkan semua dokumen pengapalan dan
dokumen lainnya yang disyaratkan dalam L/C kepada advising bank untuk menerima
pembayaran, negosiasi atau akseptasi.
Catatan: sebelum pihak pembeli menerbitkan L/C harap pihak penjual menanyakan terlebih
dahulu kepada pembeli nama bank yang akan menerbitkan L/C tersebut dan pihak penjual
melakukan kordinasi dengan baank eksportir apakah bank importir tersebut qualified atau
tidak, hal ini dilakukan semata-mata untuk memberikan rasa aman kepada pihak penjual/
eksportir terutama untuk tujuan beberapa negara Asia Selatan dan Afrika.
T/T (Telegraphic Transfer)
Sistem pembayaran ini biasanya dilakukan oleh pembeli (importir) untuk mempercepat
pengiriman barang dan menghindari pajak bank dimana dilakukan dengan cara:
Advance by T/T 30% before shipment and balance 70% by T/T after received copy of
documents by faxed. Artinya pihak pembeli akan memberikan uang muka sebesar 30%
dengan cara transfer dan sisanya sebesar 70% dibayarkan dengan transfer setelah pihak
pembeli menerima copian dokumen yang diminta melalui fax. Hal ini biasanya dilakukan
oleh pembeli kepada supplier (eksportir) yang sudah dipercaya. Catatan: untuk sistem
pembayaran seperti ini diharapkan pihak eksportir tidak mengirimkan dokumen asli ke
alamat pembeli sebelum menerima instruksi atatu bukti pelunasan dari pihak pembeli
(importir), karena dengan sistem ini dokumen tidak dikirimkan melalui bank (bank to bank),
tetapi langsung ke alamat pembeli. Perlu diingat bahwa fungsi dari dokumen asli ini adalah
sebagai alat untuk merelease/menebus barang dipelabuhan negara pembeli.
Gabungan antara T/T dan L/C, misalnya payment made by T/T 30% and 70% by L/C artinya
bahwa pihak pembeli akan membayar uang muka sebesar 30% dan 70% dengan L/C.
D/P (Documents against Payment) yang berarti penyerahan dokumen melalui bank eksportir
kepada bank importir (bank to bank sama seperti halnya dalam L/C) . Eksportir akan
menerima pembayaran setelah dokumen ditebus oleh importir. Tetapi sebaiknya eksportir
menerima sistem pembayaran ini bila eksportir telah yakin benar akan kredibilitas importir.
Untuk mencegah kerugian akibat ingkar pembayaran oleh importir sebaiknya eksportir
dapat masuk menjadi anggota ASEI (www. asei.co .id) dimana ASEI ini akan memberikan
fasilitas asuransi ekspor apabila 1. Importir bangkrut 2. Importir cidera janji untuk
membayar 3. Importir menolak menerima barang.
Prosedur ekspor secara garis besar:
1. Eksportir mengirimkan penawaran (offer sheet) kepada pembeli yang dianggap potensial
lengkap dengan data2 spesifikasi, harga, kemasan, kuantitas, photo produk bila diperlukan,
kemampuan supply, sistem pembayaran, kondisi penjualan (FOB/CNF/ CIF) dll.
Biasanya bila mendapatkan response positif pembeli meminta sample/contoh produk.
2. Bila telah diresponse dengan baik serta segala syarat dan kondisi yang ditawarkan
eksportir disepakati termasuk harga maka eksportir mengirimkan Proforma Invoice (PI) kepada pembeli.
3. Pembeli atau importir akan membukakan L/C (Letter of Credit) melalui Bank pembukanya(opening bank) kepada advising/negotiating bank (bank eksportir) di dalam negeri yang kemudian diteruskan (advising) kepada eksportir.
4. Pihak eksportir mempersiapkan barang yang akan dikirimkan segera mungkin sebelum masa berlaku L/C selesai. Bila diperkirakan akan terjadi keterlambatan pengiriman segeralah
pihak eksportir memberikan informasi kepada importir untuk mengamandement L/C. Tetapi sebaiknya pengiriman haruslah tepat waktu seperti yang disepakati sebelumnya untuk menjaga performance perusahaan.
Setelah barang siap untuk dikirimkan segeralah menghubungi freight forwarder (jasa /agent pengangkutan), ini dilakukan oleh eksportir untuk kondisi penjualan CNF atau CIF,sedangkan untuk FOB pihak importir sudah menunjuk langsung freight forwardernya didalam negeri.
5. Barang dikirimkan kepada kepada importir melalui jasa forwarder. Pihak eksportir
menerima dokumen dari perusahaan shipping berupa B/L (Bill of Lading). Segeralah
menyiapkan dokumen-dokumen lainnya yang disyaratkan dalam L/C tersebut.
6. Setelah semua dokumen lengkap segeralah memasukan ke bank eksportir untuk
dinegosiasikan (negotiating) guna penerimaan pembayaran akibat dari ekspor barang.
Catatan:
A. FOB = Free On Board, artinya pihak eksportir hanya bertanggung jawab sampai barang
berada di atas kapal (vessel)
B. CNF = Cost and Freight biasa disebut juga CFR, artinya pihak eksportir bertanggung jawab
juga terhadap biaya pengiriman sampai pelabuhan negara tujuan.
C. CIF = Cost, Insurance, Freight, artinya CNF + Insurance (Asuransi) ditanggung oleh
eksportir.
Dokumen Secara Umum:
1. B/L (Bill of Lading) dikeluarkan oleh maskapai pelayaran (shipping)
2. Certificate of Origin (CO) dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan
3. Certificate of Weight and Quality (SGS) , dapat juga dikeluarkan oleh Sucofindo ataupun perusahaan lain yang berwenang.
4. Certificate of Fumigation, dikeluarkan oleh perusahaan yang berwenang dalam
pengurusan fumigasi.
5. Certificate of Phytosanitary (Karantina), dikeluarkan oleh Departemen Pertanian.
6. Commercial Invoice, dibuat oleh eksportir
7. Packing list, dibuat oleh eksportir.
8.Insurance Certificate (bila CIF), dikeluarkan oleh perusahaan asuransi.
L/C yang dibuka oleh pihak pembeli di luar negeri ditolak karena ada beberapa faktor antara
lain: Nama beneficiary (eksportir) atau applicant (importir) tidak lengkap, adanya kesalahan
pencantuman-pencantuman syarat dan kondisi dalam L/C tersebut seperti kode HS,
dokumen-dokumen yang disyaratkan tidak lengkap dsb. Umumnya sering terjadi karena kurang lengkapnya data- data yang diberikan importir kepada issuing bank (bank pembuka) untuk membuka L/C. Mengenai asuransi tergantung dari syarat pembayaran/kondisi jualnya apakah pihak importir menginginkan FOB, CNF atau CIF?
Bila kondisi FOB & CNF biasanya pihak importirlah yang menutup asuransi tersebut tetapi bila CIF (Cost Insurance Freight) maka pihak eksportir diwajibkan mengasuransikan produk
yang dikirimkan sampai negara tujuan.
Korespondensi/surat menyurat umumnya sekarang dilakukan oleh kedua belah pihak melalui email.
1. Memberikan surat penawaran tentang syarat & kondisi (terms and conditions) secara lengkap seperti spesifikasi produk (product specification), harga (price ), syarat pembayaran (payment terms), kemasan (packing), kemampuan suplai (supply ability), waktu pengiriman (delivery time) dll.
2.Bila berminat calon pembeli akan merespon surat tsb dan pada tahap ini akan terjadi negosiasi pada syarat & kondisi yg ditawarkan.
3. Setelah terjadi kesepakatan maka pembeli meminta penjual memberikan proforma
invoice atau sales contract dimana pembeli akan memberikan sistim pembayaran yg telah disepakati sebelumnya.
TIPS : Untuk lebih meyakinkan calon pembeli agar dalam pengiriman surat penawaran
disertakan photo produk & hasil uji lab (bila memungkinkan) dan surat tsb dibuat tdk
berlebihan dengan data2 yg sebenarnya.
Sebaiknya sample dapat dikirimkan bila telah terjadi kesepakatan tentang syarat & kondisi yg ditawarkan seperti harga, spesifikasi dan sistim pembayaran.
Untuk menjual barang ke luar negeri tidak diperlukan proposal apapun,cukup dengan surat penawaran yg lengkap dan sebaik mungkin.
maksudnya pembayaran dimuka sebesar 30% dgn Telegraphic Transfer (TT) dan sisanya sebesar 70% dgn TT sebelum barang dikapalkan artinya saudara diharuskan membayar 100% sebelum barang dikapalkan.
TIPS : Untuk menghindari hal2 yg tdk diinginkan bila bpk blm mengenal betul
penjualnya,blm mengetahui track recordnya atau baru pertama kali berhubungan dgn
penjual tsb sebaiknya hindari sistim pembayaran tsb.
Tawarkanlah sistim pembayaran dgn menggunakan LC at sight. Bila disepakati segera
konsultasikan dgn bank anda guna pembukaan LC.
Sistim pembayaran lainnya yg umum dilakukan adalah berupa TT,CAD (Cash Against
Documents) atau D/P (Documents Against Payment). Prosedur umumnya sama dgn
LC,setelah barang dikapalkan semua dokumen ekspor dimasukan ke bank eksportir (advising bank) untuk diteruskan ke bank importir (issuing bank).
Catatan: Dokumen ekspor jg berfungsi sbg alat untuk menebus/release barang/kontainer di pelabuhan yg bersangkutan.Artinya stlh dokumen diterima bank importir maka importir diminta utk menebus dok tsb dgn melunasi semua pembayarannya.
TIPS : Jangan mengirimkan original dokumen langsung ke alamat importir harus bank to bank kecuali bila pembeli telah melunasi semua pembayarannya.
Dokumen ekspor hasil agribisnis secara umum.
1. B/L (Bill of Lading)
2. Commercial Invoice
3. Packing List
4. Certificate of Origin
5. Certificate of Fumigation
6. Certificate of Phytosanitary
7. Certificate of Analysis (bila diminta pembeli)
8.Certificate of Insurance (bila kondisi penjualan CIF)
DH
1. Cara melakukan ekspor ikan hias (benda hidup) harus menggunakan pesawat dan
memiliki perlakuan khusus, untuk hal ini dapat melakukan konsultasi dengan forwarder yang
memiliki fasilitas ekspor via udara. Tetapi sebaiknya sdr juga meminta keterangan lebih
lanjut kepada buyer tersebut terutama perihal packing/kemasan) yang diminta dan cara
pembayaran apakah FOB, CNF atau CIF? karena hal ini merupakan salah satu faktor dalam menentukan besarnya biaya.
2. Proforma Invoice adalah pengikatan antara eksportir dengan importir yang telah terjadi kesepakatan dimana dokumen ini sebagai acuan importir untuk membuka L/C atau oleh importir dapat juga di jadikan untuk mendapatkan ijin ekspor atau ijin devisa dari instansi berwenang di negaranya. Dokumen ini bisa juga disebut dokumen pra ekspor (biasanya tidak disertakan dalam negosiasi dengan bank dalam pencairan L/C) .
Bisa jadi pihak buyer ingin proforma invoice dikirim via e- mail agar pada saat sample
diterima dan sesuai maka mereka akan segera menempatkan order salah satunya dengan menerbitkan L/C.
Dalam Proforma Invoice umumnya mencantumkan:
- Nomor & Tanggal Proforma Invoice
- Nama eksportir & importir (termasuk alamat dan telp)
- Keterangan barang (spec, asal barang (origin ), kemasan dll)
- Jumlah barang pesanan
- Harga
- Sistem pembayaran
- Kondisi penjualan apakah FOB, CNF atau CIF
- Cara pengiriman dengan kontainer via laut atau kargo via udara
- Lamanya pengiriman, misalnya 30 hari setelah penempatan order/pesanan
- Bila pembayaran menggunakan L/C atau TT advance (uang muka dengan cara transfer/ telegraphic transfer maka eksportir mencantumkan data banknya, nama bank, no accountperusahaan, dan swift code).
chestofbooks.com/finance/banking/Money-And-Banking-Holdsworth/images/Commercial-Letter-of-Credit-Front.png